Todos somos justificadamente escépticos de las compañías que reducen los costos, pero reducir los gastos y simplificar las operaciones no tiene por qué significar productos o servicios de menor calidad. Todas las empresas, independientemente de su tamaño o base de clientes, pueden reducir los costos de manera eficiente.
Para empezar, deberá centrarse en los dos tipos principales de costos: fijos y variables.
Los costos fijos son independientes del nivel de producción de una empresa e incluyen computadoras, escritorios, teléfonos y otros equipos. Pero el término también puede referirse a costos menos tangibles, como el alquiler o el seguro. De hecho, la mano de obra a menudo se considera un costo fijo, ya que toma tiempo y dinero contratar empleados.
Los costos variables dependen del nivel de producción, lo que significa que cuanto más consume, más paga. Ejemplos de costos variables son las materias primas, el embalaje y el almacenamiento.
Reducir sabiamente los costos innecesarios aumentará los ingresos y mantendrá la calidad. Por ejemplo, el fundador de IKEA, Ingvar Kamprad, construyó su imperio de 235 tiendas mediante simples mecanismos de reducción de costos que dejaron intacta la calidad. Una estrategia fue vender muebles sin ensamblar, lo que ocupa menos espacio y requiere menos tiempo de fabricación.
El espacio es un gasto importante y un objetivo principal para el recorte de costos. Para tener una idea de cuánto espacio es suficiente, tenga en cuenta que el estándar es de once metros cúbicos por trabajador. Si tiene más espacio que este, es probable que esté gastando demasiado dinero en ello.
Otra excelente manera de reducir los costos de espacio es a través de “hotdesking”, un medio para maximizar las estaciones de trabajo eliminando escritorios individuales y haciendo que los empleados utilicen el que esté disponible. Por ejemplo, Stocks, una compañía del Reino Unido que fabrica máquinas de coser, tiene un equipo de ventas de diez personas que trabajan en un espacio diseñado para seis. Sin embargo, la oficina funciona sin problemas porque los empleados pasan el 60 por ciento de su tiempo en citas externas.
Cualquier actividad que no sea fundamental para su negocio debe ser analizada: si le cuesta más hacerlo internamente que externamente, debe ser subcontratada a otra persona que pueda hacerlo de forma más económica.
El aumento de la productividad es una excelente manera de reducir los costos variables, pero eso significa convencer a sus empleados para que realicen más tareas, y todos sabemos que esta no es una tarea fácil. Afortunadamente, hay una gran estrategia para aumentar la productividad, y todo depende de motivar a su personal a través de sus márgenes de ganancia en lugar de su facturación; esto lo pone en el mismo lado que sus trabajadores al mismo tiempo que aumenta sus propias ganancias.
En la mayoría de las empresas, el equipo de ventas es recompensado por las ventas que realizan. Esta estructura hace que los empleados se fijen en el corte de tratos y los costos a menudo se dejan sin cubrir.
Una mejor estrategia es vincular las comisiones con las ganancias de la empresa, lo que hace que su personal de ventas ahorre dinero y mejore los resultados de la empresa.
Por ejemplo, Atrium, una compañía de iluminación con sede en Londres, más que duplicó sus ganancias al cambiar a un sistema de recompensas vinculado a la ganancia bruta. Sus vendedores dejaron de recortar los precios y, en lugar de inclinarse por una mentalidad de “cualquier cosa para complacer al cliente”, invirtieron en reducir costos externos y mejorar la eficiencia.
Pero el dinero no es suficiente. Si bien un buen salario es un aspecto importante de la satisfacción en el lugar de trabajo, un cheque de pago grande por sí solo no garantiza que sus empleados trabajen con una eficiencia óptima. De hecho, la satisfacción laboral también es el resultado de varios motivadores sin dinero en efectivo, como la sensación de logro que usted desea que sientan los trabajadores de reducción de costos.
Pero, ¿cómo puedes lograr esto? Una forma es simplemente tomando nota del esfuerzo que hacen sus empleados. De hecho, un simple correo electrónico de “agradecimiento” o una cena con personal después de un gran proyecto puede ayudar mucho a motivar a su equipo sin romper el banco.