Existe una necesidad de conocimiento y control de los proyectos y los recursos comprometidos en la organización.
La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
Importancia de la administración de proyectos
La administración de proyectos es usada en una gran diversidad de campos, como, por ejemplo, en bancos, desarrollo de sistemas, lanzamientos de productos, proyectos especiales, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, y en muchos otros ámbitos e industrias. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, esto hace que los métodos de administración convencionales sean inadecuados. Por esta razón, la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización, control y seguimiento a las empresas.
Asimismo, la administración de un portafolio de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
Toda organización tiene proyectos
Las organizaciones están divididas en muchas áreas y necesitan administrar trabajos similares. Por ejemplo, una empresa podría dividirse en 5 diferentes departamentos: marketing y ventas, sistemas, operaciones, finanzas y contabilidad. Cada uno de estos departamentos tiene distintas actividades e iniciativas que se llevan a cabo simultáneamente y que en conjunto hacen que la compañía pueda alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo. La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado el proyecto debe seguir un proceso específico, el cual se conoce como el ciclo de vida del proyecto.
Factibilidad
En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuenta para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización preliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no y al término de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no con el proyecto.
Diseño
Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a la administración, pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al proyecto.
Producción
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las anteriores, ya que la fase de factibilidad y la de diseño son de carácter evolutivo, mientras que la de producción es de alto grado mecanicista.
Culminación y puesta en marcha
En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto. También se da mantenimiento periódicamente verificando que no tenga fallas lógicas.
¿Cuál es el rol de la tecnología en la administración de proyectos?
Las herramientas que soportan la Gestión Empresarial de Proyectos (EPM– Enterprise Project Management), son un conjunto de aplicaciones integradas que proveen una centralización de los proyectos y los recursos para una mejor gestión de la empresa. La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico en las organizaciones, las cuales se fundamentan cada vez más en los sistemas de información para su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio. La tecnología permite un acercamiento organizado y sistemático a las metas organizacionales:
• Iniciativas estratégicas.
• Mejoras operacionales.
• Prácticas de negocio.
• Desarrollo de proyectos.
La solución de gestión empresarial de proyectos de Microsoft
La solución Gestión Empresarial de Proyectos (Microsoft Office Enterprise Project Management – EPM) entrega valor de forma permanente a su empresa, simplificando la realización de los proyectos como ventaja competitiva a través de:
• La administración y colaboración.
Facilitar la colaboración entre todos los participantes del proyecto, utilizando un ambiente de comunicación sencillo y fácil de usar.
• El manejo de portafolios de proyectos.
Administrar y controlar los detalles y recursos no solo de un proyecto, sino de un portafolio de proyectos; de tal forma que se puedan ganar sinergias entre los distintos planes de la empresa, optimizando de forma más efectiva los recursos entre los diversos programas que se administren.
• La administración de recursos.
Optimizar la utilización de las personas, los recursos y el tiempo en las organizaciones, alineados con los objetivos estratégicos del proyecto y la empresa.
• La administración del proyecto.
Integrar mejores prácticas y metodologías para una mejor calidad en los proyectos, facilitando la administración no solo de uno a la vez, sino más bien de portafolios de proyectos.
Conclusiones
Todas las organizaciones que ofrecen productos y servicios tienen que cumplir con plazos y presupuestos. Si se quiere que los clientes estén satisfechos y que se les cumplan sus expectativas, no hay lugar para errores o retrasos, se necesitan realizar proyectos. Para seguir siendo competitivas, las empresas cada vez ponen en marcha más iniciativas para seguir mejorando los resultados de sus planes mediante la reducción de los plazos, el recorte de gastos y los controles de calidad. Para llevar a cabo estas iniciativas, se necesita personal calificado, procesos estandarizados y una tecnología superior, unificada y regida por una administración de portafolios de proyectos eficaz. La solución Gestión Empresarial de Proyectos (EPM) de Microsoft Office le permite a su organización simplificar los procesos de administración de proyectos y conseguir mejores resultados.
De igual forma, permite:
• Conseguir que la organización obtenga mejores resultados en la ejecución de los proyectos, cumpliendo las normas establecidas.
• Alcanzar y exceder de forma consistente los objetivos de los proyectos, y lograr la máxima satisfacción de los clientes mediante la creación de planes que reflejen calendarios realistas, recursos necesarios y los presupuestos correspondientes.
• Conseguir un mayor control sobre los proyectos a través de las características de análisis de resultados, seguimiento de peligros y problemas que se facilitan por medio de los portafolios de proyectos.
• Cumplir el reglamento de la administración pública mediante la inclusión de las metodologías estandarizadas con los procesos de administración de proyectos.
Fuente: www.odmstudio.com.mx