El efectivo es sin duda el activo más circulante de los que se presentan en el Balance General, y la culminación de casi todas las transacciones de compra y venta, representadas a través del ciclo: DINERO – MERCANCÍAS – CUENTAS A COBRAR – DINERO, ya que dichas transacciones suponen un precio expresados en términos monetarios. El dinero debe estar en movimiento para que produzca beneficios a una empresa.
La empresa bien administrada debe guardar un equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales del negocio. Ya que si se dispone de cantidad insuficiente para las operaciones, la gerencia opera bajo una presión constante de apremios urgentes, que obligan a desatender otras tareas administrativas de importancia como el aprovechamiento de mejoras de precios de contado, descuentos especiales, etc. y se va adquiriendo una reputación perjudicial, como consecuencia de los frecuentes aplazamientos de las obligaciones.Pero igualmente es criticable la existencia de un efectivo superior a las necesidades del negocio, puesto que ese dinero resulta improductivo.
Es una práctica sana invertir el exceso en valores seguros de fácil realización, que produzcan intereses y que pueden ser vendidos en el momento necesario. ¿Qué se debe considerar como efectivo? en términos generales, solamente debe incluirse como efectivo en el balance general el dinero o su equivalente, que en la fecha esté realmente a la disposición de la administración para desembolsos de cualquier naturaleza, o sea:
1.- Las monedas y billetes de curso legal mantenidos en la caja de la empresa.
2.- Las cantidades depositadas en los bancos, contra las cuales se pueden librar cheques.
3.- Los documentos de cobro inmediato, que en los bancos aceptan como si fuera dinero: cheques, giros postales, cheques de viajeros, etc. Las divisas extranjeras, de las cuales puede disponer la administración para un pago inmediato, deben hacerse figurar en el renglón “EFECTIVO” si:
1.- Comercialmente circulan en el país como moneda local.
2.- Componen el efectivo en sucursales extranjeras.
3.- Se han adquirido para el pago de obligaciones en moneda extranjera. A los fines de demostración de la situación de caja con fines administrativos, es conveniente que se indique el destino que se ha asignado a los distintos fondos o se haga notar el dominio que sobre ellos se ejerce. Las disponibilidades de caja se suelen registrar bajo las siguientes cuentas: CAJA GENERAL , BANCOS, CAJA CHICA y se presentan en el balance general bajo el termino de EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS.
¡OJO! La partidas de las cuales no se puede disponer inmediatamente para hacer los desembolsos que se precisen, no deben considerarse como efectivo:
1.- Las cantidades adelantadas a vendedores y funcionarios para gastos de viaje y otros gastos;
2.- Las estampillas fiscales y postales;
3.- Los cheques devueltos por los bancos por insuficiencia de fondos del girador, que deben ser cargados nuevamente al pagador o llevarse a una cuenta especial de control. No se hace necesario esta media cuando el problema es por falta de endoso o cualquier otra circunstancia fácilmente remediable.
4.- Los depósitos en bancos intervenidos y en bancos extranjeros, cuando no pueden retirarse los fondos de los países en que se hallan.
5.- Los depósitos hechos en garantía de licitaciones o contratos de compra, que deben ser mostrados como depósitos de garantía o adelantos para compras, aunque el dinero pueda se rescatado posteriormente. 6.- Los fondos de amortización y otras formas de depósitos en custodia, destinados al pago de deudas a largo plazo, redención de acciones, etc.