El  Reglamento para la Aplicación del Código de Trabajo, en cuanto a la Regulación Oficial de las Condiciones Ordinarias del Contrato de Trabajo en sus Artículos 15,16 y 17 expresa que:

Todo empleador está obligado a presentar al Departamento de Trabajo, dentro de los quince días siguientes al inicio de sus actividades, una relación certificada del personal que emplee con carácter fijo por tiempo indefinido o para una obra o servicio determinados, indicando el salario correspondiente a cada trabajador, su nombre, nacionalidad, ocupación, número y serie de la cédula personal de identidad y su sexo, señalando los que están exceptuados de la computación de acuerdo con las disposiciones del artículo 138 del Código de Trabajo.

La planilla de personal fijo se renovará anualmente y se depositará ante el Departamento de Trabajo a más tardar el día 15 de enero.

Art. 16. Recibida la planilla de personal fijo, el Departamento de Trabajo expedirá al empleador una copia de la misma, en la cual se estampará la siguiente expresión: “Recibida. Pendiente de comprobación”. Comprobada la veracidad de las declaraciones contenidas en la planilla, y siempre que se encuentre correcta, se procederá a su registro, lo cual se informará al empleador para que éste presente la copia en su poder, sobre la cual se fijará la leyenda: “Registrada”.

La planilla de personal fijo se considerará registrada y aprobada si el Departamento de Trabajo no hace las objeciones que tenga y las comunica al empleador en un plazo de sesenta días, a partir de su depósito, sin perjuicio de la libertad de pruebas establecida en el artículo 16 del Código de Trabajo.

Art. 17. Registrada la planilla de personal fijo, el empleador no puede hacer ninguna alteración en la copia en su poder. Los cambios que se operen en el personal fijo, se harán constar en formularios especiales que se anexarán a la planilla indicando el nombre, nacionalidad, número y serie de la cédula personal de identidad, ocupación, sexo y salario del trabajador saliente y entrante.

Estos formularios deben ser depositados dentro de los cinco días siguientes a la terminación de cada mes en el Departamento de Trabajo o la autoridad local que ejerza sus funciones, que entregará una copia certificada al empleador como constancia de haber recibido la notificación.