Pocas cosas son tan criticadas en el mundo de la empresa como la llamada “reunionitis”. A menudo sentimos que las reuniones son inútiles o, peor aún, que entorpecen o complican el trabajo. “Si quieres un caballo, lo más probable es que de la reunión salga un camello”, escuchamos decir una vez. Ante el problema, algunos han abogado por reducirlas a su mínima expresión o hasta por eliminarlas, principalmente bajo el argumento de que las nuevas tecnologías permiten establecer todos los espacios de comunicación necesarios sin necesidad de reunir física o virtualmente a las personas.
Sin embargo, la vieja fórmula de juntar a las personas para escucharse de viva voz, se resiste tercamente a desaparecer. Y es así porque, de una u otra forma, funciona. Algunos estudios demuestran, por ejemplo, que los altos ejecutivos siguen tomado decisiones utilizando como principal insumo la información que recogen directamente durante reuniones formales o informales.
Otros, por supuesto, señalan con sensatez que el problema está en la metodología. Hay mil y un consejos a respecto, que básicamente señalan la necesidad de una adecuada planificación, el establecimiento de objetivos claros, la importancia de saber dirigir y documentar la reunión, la fijación y seguimiento de responsabilidades y tareas, etc. Pero toda la sabiduría suele estrellarse contra la tendencia a la dispersión y la informalidad que siempre flota sobre las reuniones. Frente a ello, surgen múltiples estrategias con irregular éxito. En algunos casos, como si se tratara de un salón de clases, se prohíbe el uso de dispositivos electrónicos y se obliga a tomar notas a mano. ¿Pero quién impide que cualquiera acabe haciendo garabatos mientras finge poner atención? Otros han optado por dar preferencia a las reuniones rápidas y sin sillas. En Google, por ejemplo, se experimentó con reglas precisas que, entre otras cosas, limitan a un máximo de diez asistentes.
En todo caso, la tarea es lograr que las reuniones sean más pertinentes, más útiles y claramente orientadas a la acción y los objetivos del negocio. Si tiene dudas sobre la utilidad de reunirse… no convoque a una reunión para tratar el tema.