Los fondos de las empresas pasan a través de las cuentas bancarias. Esas pueden ser cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cuentas de ahorro a la vista o fondos de inversión.
El empresario debe de implementar el procedimiento de control interno, en donde todos los fondos que ingresan, sea enviados inmediatamente a los bancos. Se falla en el control de la tesorería cuando permites que del efectivo se paguen compras, proveedores, salarios u otros gastos. La excepción a esta regla son los fondos de caja chica, fondos de caja o fondos para cambios. Estos fondos se deben liquidar semanalmente mediante una solicitud de reintegro a oficinas centrales.
El empresario debe participar mediante una simple rutina en el proceso que controla los movimientos de las cuentas bancarias. Es un proceso sencillo para el empresario y genera respeto en la organización, aumenta la confianza y activa el cumplimiento de la rutina que explico a continuación:
✦ Cada mes los Contadores y/o Tesoreros realizan un procedimiento para verificar los movimientos y los saldos de las cuentas corrientes. Este proceso consiste en conciliar las cuentas bancarias. Hay sistema de contabilidad que facilitan este procedimiento, pero es relativamente simple: consiste en verificar las entradas y salidas de los fondos que muestra el estado de cuenta bancario con los movimientos en el registro auxiliar de bancos y en los registros contables.
✦ Terminado el proceso el Contador y/o Tesorero confeccionan la conciliación bancaria, la imprimen, la firman y adjunta los estados de cuenta que sustentan la conciliación.
✦ Recomendamos que como empresarios deben exigir que, cada mes, les pasen las conciliaciones bancarias para revisarlas y firmarlas. En un proceso que te tomará menos de diez minutos, porque consiste simplemente en verificar que la “carátula” esté firmada por las personas responsables de confeccionarla y revisarla. Este simple proceso pondrá en aviso a esas personas para no atrasar el procedimiento y para explicar cualquier detalle que desees consultar.
Fuente: Fundapymes